İşletmeler için personel ve yönetim süreçleri tek merkezde toplanıyor

Farklı tedarikçiler arasında bölünen insan kaynakları, bordrolama ve denetim süreçleri nedeniyle iş gücü kayıtları dağılan işletmeler için operasyonel takip tek bir merkezde birleşiyor.

Personelin ayrı bir şirketten, bordro hizmetinin başka bir danışmandan, teşvik yönetiminin ise farklı bir adresten sağlanması durumunda çalışanlara dair yasal veriler parçalanabiliyor. İstanbul Şişli Esentepe merkezli olarak faaliyet gösteren ve Türkiye genelindeki işletmelere ulaşan özel istihdam bürosu Nexora Danışmanlık, geliştirdiği modelle bu dağınıklığı ortadan kaldırmayı amaçlıyor. Türkiye İş Kurumu tarafından verilen izin belgesine ve geçici iş ilişkisi kurma yetkisine sahip olan kurum, 17 yıllık insan kaynakları, yönetim, eğitim ve danışmanlık birikimini 13 ayrı kurumsal hizmetle doğrudan işverenlerin kullanımına sunuyor.

Farklı ihtiyaçlara yönelik üç ana hizmet alanı

Kurum bünyesinde yürütülen 13 operasyonel ve yönetsel başlık, işletmelerin organizasyonel ihtiyaçlarına göre üç temel kümede toplanıyor:

• İnsan kaynakları ve istihdam: Geçici iş ilişkisi ve personel temini, seçme ve yerleştirme, çalışma izni ve uluslararası işgücü
• Denetim, yönetim ve danışmanlık: Bordrolama ve teknik bordrolama, alt işverenlik, iç denetim ve kontrol, teşvik danışmanlığı, İK danışmanlığı, insan yönetimi ve organizasyon, stok sayım ve envanter denetimi, lojistik ve depo yönetimi
• Kurumsal gelişim ve destek: Kurumsal eğitim, kurumsal organizasyon ve catering

İşletmelerin mevzuat gereklerini eksiksiz yerine getirmesini hedefleyen denetim ve danışmanlık hizmetlerinde, aylık bordro dökümleri, bildirim takvimleri ve firmaya özgü ücret politikaları titizlikle işleniyor. Teşvik danışmanlığı kapsamında hak edilen desteklerin tespiti, resmi başvurular ve aylık takipler sağlanırken, işletmelerin geçmiş dönem risk taramaları da yapılıyor. İç denetim aşamasında ise İK süreçleri, bordro kayıtları, SGK bildirimleri ile iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarının mevzuata tam uyumu denetleniyor. Planlı sayım, kontrol sayımı ve fark raporlamasını kapsayan stok sayım ve envanter denetimi, depo süreçleri ile saha ve vardiya ekiplerinin yönetildiği lojistik ve depo yönetimiyle destekleniyor. Dönemsel çalışana ihtiyaç duyan depo operasyonlarında bu hizmetlerin birlikte planlanması, iş gücünün ve yasal kayıtların aynı elden kontrol edilmesine olanak tanıyor.

Geçici iş ilişkisi, alt işverenlik ve doğrudan alım yöntemleri

Dönemsel iş gücüne yönelen yöneticilerin en çok tereddüt ettiği konuların başında personel temini ile alt işverenlik arasındaki hukuki sınırlar geliyor. Her iki model dış kaynak kullanımı sağlasa da yasal sorumlulukları birbirinden ayrılıyor. Kalıcı pozisyonlara dönük seçme ve yerleştirme modelinde ise aday doğrudan işverenin bordrosuna dahil ediliyor. Bu üç yöntemin temel işleyiş kuralları şu şekilde özetleniyor:

• Geçici iş ilişkisi: Çalışan özel istihdam bürosunun kadrosundadır, görevini işverenin işyerinde ve onun yönlendirmesiyle yürütür, yalnızca kanunda belirlenen hallerde ve süreli ihtiyaçlar için tercih edilir.
• Alt işverenlik: Çalışan alt işverenin kadrosundadır, yardımcı işlerde ya da asıl işin uzmanlık gerektiren kısımlarında uygulanır.
• Seçme ve yerleştirme: Çalışan doğrudan işverenin kadrosuna geçer, sürekli pozisyonlar için kullanılır.

İş Kanunu’nun 7. maddesinde açıkça belirtilen durumlar haricinde geçici iş ilişkisi kurulması mümkün olmuyor ve bu durumların önemli bir kısmında azami sözleşme süresi dört ayla sınırlandırılıyor. Askerlik veya doğum izni gibi sözleşmenin askıda kaldığı haller ile beklenmedik dönemsel iş hacmi artışları bu kapsama giriyor. Bu nedenle sürecin başında ihtiyacın yasal çerçeveye ve öngörülen sürelere uygunluğunun tespit edilmesi gerekiyor. İŞKUR izin belgesine sahip olmayan yapılarla iş birliği yapılması hukuki riskler oluşturduğundan, kurumun yetkisinin doğrulanması öncelik taşıyor. Yardımcı işlerin dışındaki asıl işin bir kısmı alt işverene devredildiğinde ise işin teknik uzmanlık gerektirdiğinin ispatlanması şart koşuluyor. Bu aşamada ekipman listeleri, iş bitirme belgeleri ve teknik yeterlilik sertifikaları sözleşmelere ekleniyor. Nexora, bu doğrultuda kurallara uygun alt işveren modellerinin kurulmasını sağlıyor ve aylık kontrollerini üstleniyor.

Geçici iş ilişkisi sürecinde öncelikle yasal hal ve süre belirleniyor, aday taraması ile ön mülakatlar tamamlanıyor ve iki taraflı yazılı sözleşmeler tanzim ediliyor. Ücret ödemeleri, SGK bildirimleri, bordro dökümleri, izin kayıtları, puantajlar ve yasal süre takipleri istihdam bürosu tarafından yapılırken işverene yalnızca günlük işleyişi idare etmek kalıyor. Kalıcı istihdamda ise pozisyon analizi, aday araştırması, yapılandırılmış görüşmeler ve referans kontrolleri yürütülerek hazırlanan karşılaştırmalı rapor şirket yönetimine teslim ediliyor. Yabancı personel çalıştırmak isteyen kurumlar için başvuru kanalları ve yasal takvim planlaması ayrı bir çalışma izni süreci olarak yönetiliyor.

Gelişim programları ve dijital hesaplama altyapısı

Kurumsal gelişim ayağında, liderlik, iş hukuku, kurum içi iletişim, satış teknikleri ve depo verimliliği odaklı 36 eğitim programı yer alıyor. Ekiplerin gereksinimlerine göre uyarlanan bu eğitimler yerinde, çevrim içi ya da hibrit modellerle aktarılıyor. Bunun yanı sıra eğitim günleri, ürün lansmanları, üst düzey toplantılar ve sene sonu etkinlikleri için planlama, ikram ve saha organizasyonunu kapsayan hizmetler sağlanıyor.

İK departmanları ve işverenlerin çalışmalarını kolaylaştırmak amacıyla mevzuata tam uyumlu 19 ücretsiz hesaplama aracı da sunuluyor. Dört ana kümede toplanan bu sistemler şu başlıklardan oluşuyor:

• Maaş ve bordro: Brütten nete maaş, netten brüte maaş, işveren maliyeti, personel maliyeti, maaş zammı ve fazla mesai hesapları
• Tazminat ve ayrılış: Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı ve kullanılmayan izin ücreti hesapları
• Çalışma süreleri ve yasal haklar: Yıllık izin, doğum izni, rapor parası ile iş sağlığı ve güvenliği süreleri hesapları
• İstihdam ve verimlilik: Engelli istihdamı zorunluluğu, personel devir hızı ve işe alım maliyeti hesapları

Mevzuat formüllerine göre kurgulanan bu dijital araçlar, güncel vergi dilimleri ve asgari ücret gibi değişken parametreler ışığında şeffaf örneklerle çalışıyor. Bu tür yasal bileşenlerin dönemsel olarak yenilenmesi nedeniyle bütçe hazırlayan kurumların hesaplamalarını yeni çalışma dönemlerinde güncel verilerle teyit etmesi gerekiyor.